Travis Anderegg mendefinisikan ERP sebagai:

ERP is a complete enterprise wide business software solution. The ERP system consist of software support modules, such as: marketing and sales, field service, product design dan development, production and inventory control, procurement, distribution, industrial facilities management, process design and development, manufacturing, quality, human resource, finance and accounting, and information services

Daniel O’Leary mendefinisikan ERP sebagai:

ERP system are computer based system design to process an organization’s transactions and facilitate integrated and real-time planning, production, and customer response. In particular ERP system will be assumed to have certain characteristic.

Adapun definisi lain yang dapat pula menjadi rujukan adalah sebagaimana ditemukan dalam situs Wikipedia, yang menyatakan bahwa Enterprise resource planning (ERP) is an enterprise-wide information system designed to coordinate all the resources, information, and activities needed to complete business processes such as order fulfillment or billing

Dari beberapa definisi ahli dan wikipedia, dapat kiranya disampaikan beberapa kesamaan ide yang mengarahkan pada satu pemahaman bahwa ERP adalah  suatu proses perencanaan yang terintegrasi dalam suatu organisasi, yang bersifat lintas fungsional, terdiri atas berbagai fitur dengan tujuan agar dapat merencanakan dan mengelola sumber daya organisasi dengan lebih efisien dan dapat merespon kebutuhan pelanggan dengan lebih baik.

ERP diyakini banyak pihak sebagai jawaban terhadap tantangan dalam persaingan di dunia bisnis semakin kompleks dimana perusahaan-perusahaan mencoba untuk meningkatkan jumlah konsumennya dengan melakukan pelayanan yang cepat dan biaya yang murah dibandingkan dengan kompetitornya. Sebagai suatu jawaban, ERP mewujudkan kesuksesan sebuah perusahaan dengan cara mengintegrasikan sistem informasi, peningkatan efisiensi dari sistem informasi untuk menghasilkan manajemen yang lebih efisien dalam business procesnya. Ketika perusahaan menjadi lebih efisien akan maka daya saing perusahaanpun menjadi semakin meningkat.

Namun demikian pada kenyataannya sampai saat ini banyak perusahaan yang belum mengintegrasikan sistem informasi, dimana dalam prosesnya hanya didukung oleh aktivitas individual pada fungsi kerja masing-masing. Kondisi ini menyebabkan terjadinya kesalahpahaman dalam komunikasi data antara fungsi satu dengan fungsi lainnya, sehingga membutuhkan waktu yang lebih banyak untuk koordinasi dalam penyediaan data dibandingkan dengan perusahaan-perusahaan yang telah mengintegrasikan fungsi-fungsinya. Padahal data yang terintegrasikan dengan baik dapat membantu proses bisnis yang efesien dan memudahkan pengambilan keputusan oleh manajemen perusahaan. Dengan diterapkan ERP pada suatu perusahaan. Maka fungsi marketing, fungsi produksi, fungsi logistik, fungsi finance, fungsi sumber daya, fungsi produksi, dan fungsi lainnya dapat dintegrasikan dengan baik. Dalam hal ini ERP telah berkembang sebagai alat integrasi, memiliki tujuan untuk mengintegrasikan semua aplikasi perusahaan ke pusat penyimpanan data dengan mudah diakses oleh semua bagian yang membutuhkan.

ERP merupakan suatu cara untuk mengelola sumber daya perusahaan dengan menggunakan teknologi informasi. Penggunaan ERP yang dilengkapi dengan hardware dan software untuk mengkoordinasi dan mengintegrasikan data informasi pada setiap area business processes untuk menghasilkan pengambilan keputusan yang cepat karena menyediakan analisa dan laporan keuangan yang cepat, laporan penjualan yang on time, laporan produksi dan inventori. Program ERP sangat membantu perusahaan yang memiliki bisnis proses yang luas, dengan menggunakan database dan reporting tools manajemen yang terbagi. Business processes merupakan sekelompok aktivitas yang memerlukan satu jenis atau lebih input yang akan menghasilkan sebuah output dimana output ini merupakan value untuk konsumen. Software ERP mendukung pengoperasian yang efisien dari business processes dengan cara mengintegrasikan aktivitas-aktivitas dari keseluruhan bisnis termasuk sales, marketing, manufacturing, logistic, accounting, dan staffing.

Implementasi ERP pada perusahaan di Indonesia yang mempunyai harapan

untuk mempercepat proses bisnis, meningkatkan efisiensi, dan meraup pendapatan yang lebih besar. Namun, pada saat implementasi banyak faktor yang dapat menggagalkan implementasi dan merupakan masalah yang dihadapi antara lain :

1. Manajemen tidak menyediakan proyek tim yang terbaik pada proyek implementasi menyangkut kompetensi anggota tim, kredibilitas dan kreativitas tim proyek, kepemimpinan tim yang efektif, komitmen tim, tanggung jawab tim, jumlah tim yang memadai, tanggungjawab yang tumpang tindih pada tim, pendekatan kerja yang kurang jelas, tujuan yang tidak dipahami oleh tim proyek.
2. Manajemen tidak mampu membedakan bahwa e-business bukanlah sekedar investasi teknologi informasi melainkan perbaikan proses bisnis atau peningkatan bisnis dengan didukung teknologi informasi. Akibatnya nilai investasi e-business yang ditanamkan tak bisa kembali, karena banyak pimpinan perusahaan yang memiliki pengertian bahwa e-business adalah sekedar investasi teknologi informasi, bukan investasi bisnis yang didukung teknologi informasi.

Konsep ERP sendiri mengalami perkembangan yang cukup panjang. Berawal dari dunia industri yang memulainya dengan Material Resource Planning (MRP), Close-Loop MRP, Manufacturing Resource Planning, ERP, Extended ERP II.

Implementasi sistem informasi yang berbasis ERP.

Layak sebuah sistem informasi, sebagai sebuah proses implementasi ERP dapat dibagi menjadi tiga fase. Yaitu fase inisiasi, pelaksanaan dan penyelesaian proses. Namun secara lebih mendetail, fase-fase ini dibagi menjadi fase insiasi, fase evaluasi, fase negosiasi dan persetujuan, fase modifikasi, fase penyelesaian, dan fase eksploitasi. Diantara fase-fase ini sangant mungkin terdapat tambahan tahapan rekayasa proses bisnis dan konversi data.

Sebagaimana dijelaskan pada bagian awal, tujuan dari implementasi ERP adalah untuk menjalankan bisnis dengan lebih baik. Oleh Karena itu, implementasi harus dilakukan oleh orang yang menjalankan bisnis itu sendiri.  Bagaimana implementasi ERP dapat dilakukan dengan baik tentunya membutuhkan beberapa prasyarat dan kondisi sebagai berikut :

1. Implementasi ERP merupakan proyek besar yang mencakup proses pengambilan keputusan dan melibatkan banyak orang di perusahaan, termasuk manajemen.
2. Implementasi ERP harus dikerjakan oleh orang-orang yang terlibat dalam proses bisnis sehingga tanggung jawabnya tidak dapat diserahkan sepenuhnya kepada vendor. Konsultan atau vendor memang dapat membantu dalam transfer pengetahuan, namun pelaku bisnis adalah pihak yang paling mengerti serta memiliki kewenangan dan otoritas untuk mengubah cara dalam mengerjakan sesuatu.
3. Implementasi ERP dapat berjalan apabila melibatkan pihak / orang yang kelak akan mengoperasikan sistem tersebut. Oleh karenanya tidak dapat dipisahkan antara implementator dengan user.  Mereka harus menjadi bagian yang menyatu dalam sebuah tim.
4. Implementasi ERP membutuhkan pengorbanan waktu dari serangkaian pekerjaan rutin yang dilakukan oleh orang yang terlibat dalam bisnis dan operasional sehari-hari. Proses implementasi memang tidak dapat dijadikan prioritas utama, tetapi tidak boleh dijadikan prioritas kedua dibawah prioritas rutin dalam menjalankan bisnis dan operasional. Dalam hal ini dibutuhkan kerelaan untuk meluangkan waktu.
5. ERP adalah bukan sekedar suatu sistem komputer. ERP merupakan ‘people system’ yang dijalankan dengan dukungan software dan hardware. Sehingga membutuhkan dukungan dan partisipasi dan manajemen. Dukungan dan keterlibatan manajemen inilah yang sangat menentukan keberhasilan.
6. ERP memerlukan serangkaian nilai baru dalam menjalankan bisnis. Jika perusahaan yang menerapkan ERP tidak mampu mengubah proses kerja, maka implementasi ERP akan berakibat buruk. Karena aliran data antar fungsi akan terjadi dengan sangat cepat.

Secara umum, modul yang tersedia dalam software ERP terbagi atas modul utama yakni Operasi serta modul pendukung yakni Finansial dan Akunting serta Sumber Daya Manusia:

1. Modul Operasi, terdiri dari :

General Logistics, Sales and Distribution, Materials Management, Logistics Execution, Quality Management, Plant Maintenance, Customer Service, Production Planning and Control, Project System, Environment Management.

2.  Modul Financial & Akuntansi, terdiri dari :

General Accounting, Financial Accounting, Controlling, Investment Management, Treasury, Enterprise Controlling.

3.  Modul Sumber Daya Manusia, terdiri dari :

Personnel Management, Personnel Time Management, Payroll, Training and Event Management, Organizational Management, Travel Management.
Beberapa tips yang dapat diadopsi dalam rangka implementasi ERP di suatu perusahaan/organisasi, yaitu :

1. Knowledge & Experience

Knowledge adalah pengetahuan tentang bagaimana cara sebuah proses seharusnya dilakukan, jika segala sesuatunya berjalan lancar. Experience adalah pemahaman terhadap kenyataan tentang bagaimana sebuah proses seharusnya dikerjakan dengan kemungkinan munculnya permasalahan. Knowledge tanpa experience menyebabkan orang membuat perencanaan yang terlihat sempurna tetapi kemudian terbukti tidak bisa diimplementasikan. Experience tanpa knowledge bisa menyebabkan terulangnya atau terakumulasinya kesalahan dan kekeliruan karena tidak dibekali dengan pemahaman yg cukup.

2.  Selection Methodology

Ada struktur proses seleksi yang sebaiknya dilakukan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dalam memilih ERP. Proses seleksi tidak harus selalu rumit agar efektif. Yang penting organized, focused dan simple. Proses seleksi ini biasanya berkisar antara 5-6 bulan sejak dimulai hingga penandatanganan order pembelian ERP. Berikut ini adalah akivitas yg sebaiknya dilakukan sebagai bagian dari proses pemilihan software ERP: analisa strategi bisnis, analisa sumber daya manusia, analisa infrastruktur dan analisa software.

3.  Analisa Business Strategy.

Mencakup beberapa hal seperti :

• Level kompetisi di pasar dan ekspektasi pelanggan
• Keunggulan komparatif yang dimiliki perusahaan
• Strategi bisnis dan objective perusahaan
• Proses bisnis eksis dan rencana perubahan proses bisnis
• Prioritas bisnis dan prioritas objective perusahaan
• Target bisnis

3.  Analisa People

Mencakup beberapa hal, seperti :

• Komitment manajemen dalam implementasi ERP.
• Unit atau orang yang terlibat dalam implementasi ERP
• Komitment orang yang terlibat dalam tim implementasi ERP
• Harapan dan kebutuhan end user dari implementasi ERP
• Penghragaan manajemen terhadap kesuksesan implementasi ERP
• Keterlibatan konsultan dalam implementasi ERP dari awal hingga akhir.

4.  Analisa Infrastruktur

Mencakup beberapa hal, seperti :

• Kelengkapan infrastruktur (overall networks, permanent office systems, communication system dan auxiliary system)
• Ketersediaan anggaran dalam penyediaan infrastruktur.
• Kebutuhan infrastruktur untuk implementasi ERP

5.  Analisa Software

Mencakup beberapa hal, seperti :

• Fleksibilitas software ERP terhadap kondisi perusahaan.
• Daya dukung service dari vendor
• Analisa kebutuhan waktu

Proses monitoring ini merupakan bagian dari tahap (fase) terakhir dari daur hidup sistem yaitu fase pemeliharaan. Dalam fase pemeliharaan ini urgensinya tidak hanya menjaga agar mesin tetap berjalan, namun juga meng-upgrade dan meng-update system agar bisa mengikuti perkembangan bisnis dan operasional termasuk produk, jasa, layanan, perubahan regulasi dan kebijakan pemerintah serta ketentuan lain yang berlaku.

Fase pemeliharaan juga menjadi hal yang penting (urgent) dimana biaya pemeliharaan sebuah software akan bergerak mengikuti arah waktu dan tuntutan dari organisasi.  Setelah beberapa saat setelah softaware diimplementasikan, biaya pemeliharaan sebuah softaware akan meningkat seiring makin banyaknya usaha untuk mempertahankan sistem agar tetap responsive terhadap kebutuhan organisasi. Dalam beberapa hal, biaya pemeliharaan ini bisa membengkak, dan hal ini menjadi sinyal atau tanda bagi manajemen dalam mengambil sebuah keputusan kapan akan dilakukan pengembangan sistem atau software yang baru guna menggantikan sistem atau softaware lama.

Oleh karenanya mantainability dari sebuah software sudah selayaknya dipertimbangkan dari tahap awal hingga akhir dari pengembangan software atau sistem dalam kerangka yang lebih luas.

Unsur maintainability dalam pengembangan software termasuk dalam Product Operations yaitu kemampuan software dalam menjalani perubahan. Setelah sebuah software berhasil dikembangkan dan diimplementasikan, akan terdapat berbagai hal yang wak perlu diperbaiki berdasarkan hasil uji coba maupun evaluasi. Sebuah software yang dirancang dan dikembangkan dengan baik, akan dengan mudah dapat direvisi jika diperlukan. Seberapa jauh software tersebut dapat diperbaiki merupakan faktor lain yang harus diperhatikan.

Sebuah software yang dirancang dan dikembangkan dengan baik, akan dengan mudah dapat direvisi jika diperlukan. Seberapa jauh software tersebut dapat diperbaiki merupakan faktor lain yang harus diperhatikan.

Pemeliharaan system (system maintenance) dilaksanakan untuk tiga alasan:

• Memperbaiki kesalahan

Penggunaan system mengungkapkan kesalahan (bugs) dalam program atau kelemahan rancangan yang tidak terdeteksi dalam pengujian system. Kesalahan-kesalahan ini dapat diperbaiki.

• Menjaga kemutakhiran system

Perubahan-perubahan sebagai akibat berlalunya waktu mengharuskan modifikasi dalam rancangan atau perangkat lunak.

• Meningkatkan system

Saat manajer menggunakan system, mereka melihat cara-cara membuat peningkatan. Saran-saran ini diteruskan kepada spesialis informasi yang memodifikasi system sesuai saran tersebut.

Konversi ke sistem baru merupakan proses transisi dari sistem informasi yang lama ke yang baru, melibatkan konversi perangkat keras, perangkat lunak, data.   Konversi dalam prakteknya merupakan masalah yang komplek bukan saja terkait dengan isu-isu penting seperti akomodasi dari sistem baru terhadap kebutuhan fungsi dari terhadap sistem lama.  Masalah keamanan sistem baru ketika sistem lama harus digantikan juga menjadi hal yang tak kalah pentingnya untuk diperhatikan.  Bahkan terdapat isu yang sangat penting dan strategis terhadap proses konversi sistem ke sistem baru.  Isu tersebut berkaitan dengan tingkat keyakinan (confidence level) dari manajemen dalam organisasi untuk memutuskan kapan dan dengan cara seperti apa sutau sistem baru dapat menggantikan sistem lama.

Beberapa isu penting tersebut seyogyanya menjadi bahan analisis dan pertimbangan yang dilalui sebelum melakukan proses konversi.  Ketiadaan proses analisis dan pertimbangan yang memadai dapat menyebabkan kesalahan bahkan kegagalan dalam pengambilan keputusan kapan dan dengan cara apa sistem baru menggantikan sistem lama.

Terdapat empat cara yang dapat diadopsi dalam melakukan malakukan konsversi sistem, dari sistem lama ke sistem baru, yaitu :

• Implementasi langsung (Direct Pluge Cut Over).

Yaitu suatu cara dalam melakukan konversi sistem lama ke sistema baru dimana ketika ditetapkan waktu diberlakukannya sistem baru maka secara otomatis (pada waktu yang sama) sistem lama menjadi tidak berlaku lagi. Sebagaimana diilustrasikan dalam gambar berikut :

• Implementasi Paralel (Paralel Cut Over)

Yaitu suatu cara dalam melakukan konversi sistem lama ke sistema baru dimana ketika ditetapkan waktu diberlakukannya sistem baru maka tidak secara secara otomatis (pada waktu yang sama) sistem lama menjadi tidak berlaku lagi.  Pemberlakuan sistem baru ditetapkan setelah melalui masa (waktu) transisi.  Pada masa transisi tersebut sistem lama masih diberlakukan bersamaan dengan sistem baru. Untuk menggambarkan bagaimana hal tersebut dilakukan, dapat diilustrasikan sebagai berikut :

• Implementasi Bertahap (Phase in Cut Over)

Yaitu suatu cara dalam melakukan konversi sistem lama ke sistema baru yang sebenarnya mirip dengan sistem langsung namun pemberlakuan sistem baru dibuat secara bertahap berdasarkan waktu / bagian sistem tertentu. Bagian-bagian dari sistem baru dibuat dalam fase terpisah-entah waktu yang berbeda (parallel) atau sekaligus dalam kelompok-kelompok (langsung).

• Implementasi Pilot (Pilot Project)

Pada cara ini seluruh system baru diterapkan pada masa (waktu) yang telah ditentukan untuk suatu area fungsi atau wilayah tertentu sebagai pilot.  Setelah dianggap memadai dan handal selanjutnya diterapkan secara utuh dalam seluruh area fungsi atau fungsi yang ada dalam organisasi.

1.1.     Latar belakang

Seiring dengan tuntutan persaingan bisnis yang semakin ketat, maka keberadaan sistem informasi yang baik menjadi sebuah tuntutan yang harus dipenuhi oleh setiap perusahaan yang ada dalam area persaingan tersebut.  Tak terkecuali bagi bisnis dengan skala kecil dan menengah (UKM).

Penerapan sistem informasi pada UKM oleh banyak pelaku diyakini dapat dapat meningkatkan daya saing melalui nilai tambah pada produk dan layanan yang dihasilkannya.  Hal ini menjadi semakin terasa penting manakala system perdagangan menjadi semakin mengglobal dan cenderung bebas, sehingga setiap perusahaan harus dapat  menghasilkan produk dan layanan yang lebih baik dan lebih murah.

Sistem informasi secara definisi merupakan suatu kumpulan dari komponen-komponen dalam perusahaan atau organisasi yang berhubungan dengan proses penciptaan dan pengaliran informasi. Komponen-komponen sistem informasi antara lain : teknologi informasi, proses dan prosedur, struktur organisasi, sumber daya manusia, produk, pelanggan, supplier, rekanan dan lain lain.

Teknologi informasi adalah suatu teknologi yang berhubungan dengan pengolahan data menjadi informasi dan proses penyaluran data/informasi tersebut dalam batas-batas ruang dan waktu (Indrajit, 2003). Dalam hal ini teknologi dapat mencakup produk-produk seperti komputer, sistem operasi, modem, router, oracle, SAP, printer, multimedia, cabling system, VSAT, dan lain sebagainya.

Lebih dari sebuah teknologi informasi, Sistem informasi mencakup bagian yang lebih luas dan lebih banyak berhubungan dengan karakteristik dari sebuah organisasi (dalam hal ini organisasi bisnis).

Sistem informasi pada UKMwalaupun pada prinsipnya sama dengan organisasi bisnis pada umumnya, namun dalam beberapa hal memiliki karakteristik yang dapat mempengaruhi keberhasilan dalam penerapan sistem informasi pada usaha kecil dan menengah. Yang pertama adalah aspek internal yaitu ketersedian dan kemampuan sumber daya manusia dan lingkup organisasi. Berikutnya adalah aspek eksternal berkaitan dengan tuntutan teknologi informasi yang dibutuhkan oleh UKM.

Penerapan Sistem Informasi pada UKM sangat bergantung pada aspek keampuan sumber daya manusia. Semakin tinggi kemampuan sumber daya manusia yang menguasai teknologi informasi, semakin tinggi pemanfaatan sistem informasi dan teknologi informasi pada UKM.
Kendati demikian, penerapan sistem informasi merupakan keharusan agar UKM bisa bersaing dan meningkatkan usahanya.

Memilih teknologi untuk sistem informasi yang tepat itu adalah sebuah keharusan, pertanyaan yang sering muncul adalah teknologi yang seperti apa yang tepat untuk dipilih sebagai solusi bagi UKM? Hal ini tentu sangat bergantung kepada kebutuhan yang khusus dari bisnis UKM itu sendiri. Faktor biaya biasanya menjadi pertimbangan utama ketika sistem informasi akan diterapkan oleh UKM.  Pertimbangan biaya ini mencakup  interoperability atau kemampuan untuk berhubungan dengan plaform.

Berikutnya adalah fleksibilitas atau kemudahan secara relatif dari sebuah sitem informasi terkait dengan jaminan dukungan untuk berkembang mengikuti perkembangan bisnis.  Pertanyaan berikutnya yang mungkin muncul dalam hal ini seperti apakah sistem informasi yang ada memiliki kemampuan untuk di upgrade, apakah bisa dikembangkan dan dikustomisasi tanpa bantuan vendor?

Dari kesekian banyaknya pertanyaan mengenai penerpan sistem informasi pada UKM, hal yang tak kalah pentingnya berkaitan dengan isu bagaimana sistem informasi tersebut diadakan dan ditatalaksanakan.  Apakah UKM sebaiknya menggunakan pola insourcing, cosourcing, dan outsourcing dalam pengadaan sistem informasinya?

1.2.     Ruang Lingkup

Terdapat beberapa metode yang biasa dilakukan oleh suatu organisasi atau institusi bisnis dalam membangun dan mengelola Sistem Informasi yakni, insourcing, cosourcing, dan outsourcing. Setiap metode memiliki keunggulan dan kelemahannya tersendiri, sehingga tidak ada metode yang mutlak lebih baik dibandingkan dengan metode lainnya. Akan tetapi, keterbatasan sumberdaya yang dimiliki oleh perusahaan atau organisasi untuk membangun dan mengelola sistem informasi dengan baik menyebabkan maraknya penggunaan jasa outsourcing atau pihak ketiga (vendor) untuk membangun dan mengelola sistem informasi dalam perusahaan.

Berkaitan dengan beberapa hal yang diuraikan diatas, dalam kesempatan yang baik ini, penulis akan membahas mengenai pengadaan sistem informasi secara outsourcing pada UKM.

1.3. Tujuan Penulisan

Tujuan penulisan makalah sederhana ini mencakup peran sistem informasi bagi usaha kecil dan menengah, beberapa pertimbangan sebuah UKMmenggunakan outsourcing dalam pengadaan sistem informasi. Berikutnya kami akan menyajikan cost and benefit dalam pengadaan sistem informasi secara outsourcing.

1. Pembahasan

2.1. Peran Sistem Informasi pada UKM

Sistem Informasi dapat didefinisikan sebagai kombinasi teratur dari sumber daya manusia, hardware, software, jaringan dan sumberdaya data yang menumpulkan dan mentransformasi informasi dalam suatu organisasi. Menurut O’ Brien, berdasarkan kegunaannya Sistem Informasi dapat dibedakan menjadi sistem informasi sebagai pendukung kegiatan operasional dan sistem informasi penunjang manajemen perusahaan.

2.1.1.        Sebagai Sistem Penunjang Operasi

Sebagai sistem penunjang operasi (operations support system), maka sistem informasi dapat membantu UKM dalam  menciptakan proses transaksi bisnis yang efisien, mengendalikan proses industrial, mendukung komunikasi dan kerja sama perusahaan, serta memperbarui database yang pada akhirnya dapat meningkatkan keunggulan kompetitif usaha kecil dan menengah, misalnya :

1. Mendukung kesuksesan berbagai fungsi akuntansi, manajemen operasi, pemasaran, dan manajemen sumberdaya manusia
2. Kontributor utama dalam mendukung efesiensi kegiatan operasional, produktivitas dan moral SDM, pemberian layanan prima pada konsumen dan kepuasan konsumen
3. Bagian utama dari sumber daya perusahaan dan biayanya dalam menjalankan bisnis sehingga memerlukan pengelolaan yang prima

2.1.2.        Sebagai Sistem Penunjang Manajemen

Sebagai sistem penunjang manajemen (management support system), suatu sistem informasi dapat membantu para pengambil keputusan secara strategis, seperti :

1. Sumber informasi utama bagi manajer dalam mendukung proses pengambilan keputusan yang lebih baik.
2. Bagian yang penting dalam upaya pengembangan produk dan jasa yang kompetitif sehingga dapat memberikan keunggulan kompetitif bagi perusahaan dalam bersaing secara global
3. Kesempatan pengembangan karir yang dinamis.

Secara keseluruhan, sebuah UKM yang menggunakan sistem informasi diharapkan dapat dapat mencapai efektivitas maupun efesiensi proses bisnis dan dalam pengambilan keputusan strategis pada akhirnya dapat meniciptakannya menjadi pelaku usaha yang adaptif dan berdaya saing tinggi di tengah lingkungan bisnis yang dinamis. Namun demikian untuk dapat menggunakan sistem informasi yang sesuai dengan kebutuhan manajemen, sangat penting bagi pihak pengembang dan pengelola sistem informasi untuk mengetahui aktivitas pada tiap level pengambil keputusan dan tipe keputusan terjadi disetiap level tersebut. Oleh sebab itu, diperlukan keterlibatan dari end user, dukungan manajemen eksekutif, kejelasan pernyataan kebutuhan, perencanaan yang matang dan tepat, serta harapan yang realistik didalam membangun sebuah sistem informasi.

Berkaitan dengan hal tersebut, hal yang tak kalah pentingnya untuk diperhatikan dari sebuah sistem informasi adalah kualitas dari informasi itu sendiri.  Kualitas informasi pada prinsipnya dipengaruhi oleh tiga hal utama yaitu : Relevancy (relevan), Accuracy (akurat) dan Timeliness (tepat waktu). Informasi akan dianggap mempunyai relevansi yang baik jika informasi memberikan manfaat bagi pemakainya. Sedangkan akurasi informasi dapat diukur berdasarkan tingkat kesalahannya. Sebuah informasi dapat dianggap akurat apabila  informasi tersebut terlepas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan, dan harus jelas mencerminkan maksudnya. Ketidakakuratan dapat terjadi karena sumber informasi (data) mengalami gangguan atau kesengajaan sehingga merusak atau merubah data-data asli tersebut.  Yang terakhir, sebagai ukuran kualitas informasi adalah tepat waktu, yaitu informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan tidak boleh terlambat (usang). Informasi yang usang tidak mempunyai nilai yang baik, sehingga kalau digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan akan berakibat fatal atau kesalahan dalam keputusan dan tindakan. Kondisi demikian menyebabkan mahalnya nilai suatu informasi, sehingga kecepatan untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkannya memerlukan teknologi-teknologi terbaru.

2.2. Pengadaan sistem informasi pada UKM

Sebagaimana diuraikan diatas bahwa tidak dapat disangkal bahwa sebagai tuntutan dari persaingan bisnis yang semakin ketat maka sistem informasi mempunyai peran penting bagi UKM dalam memberikan nilai pada setiap produk dan jasanya.  Pemilihan jenis teknologi dalam sistem informasi yang akan dibangun juga menjadi pertimbangan, dimana hal ini bergantung pada kebutuhan organisasi. Faktor lainnya seperti kendala sumber daya manusia yang dimiliki UKM seringkali menjadi lebih penting ketika pemilihan jenis teknologi sudah ditetapkan.

Dalam kaitan dengan pemilihan teknologi infiormasi dan keterbatasan sumber daya manusia dan organisasi, untuk sebuah alasan pengadaan sistem informasi pada UKMdapat menggunakan  beberapa pola utama yaitu in sourcing, co sourcing atau outsourcing.  Pertimbangan apakah sebuah UKMdapat menggunakan salah satu dari ketiga pola tersebut diatas, dapat didasari oleh beberapa uraian berikut.

1. Insourcing

Insourcing adalah metode pengembangan sistem informasi yang hanya melibatkan sumber daya di dalam suatu organisasi atau suatu perusahaan. Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam Insourcing adalah :

• Terbatasnya pelaksana sistem informasi
• Kemampuan dan penguasaan pelaksana sistem informasi
• Beban kerja pelaksana sistem informasi
• Masalah yang mungkin akan timbul dengan kinerja pelaksana sistem informasi.

Berikut ini merupakan keunggulan dan kelemahan dari metode insourcing:

Keunggulan:

• Umumnya sistem informasi yang dikembangkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan karena karyawan yang ditugaskan mengerti kebutuhan sistem dalam perusahaan.
• Biaya pengembangannya relatif lebih murah karena hanya melibatkan pihak perusahaan.
• Sistem informasi yang dibutuhkan dapat segera direalisasikan dan dapat segera melakukan perbaikan untuk menyempurnakan sistem tersebut.
• Sistem informasi yang dibangun sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan dan dokumentasi yang disertakan lebih lengkap.
• Mudah untuk melakukan modifikasi dan pemeliharaan (maintenance) terhadap sistem informasi karena proses pengembangannya dilakukan oleh karyawan perusahaan tersebut.
• Adanya insentif tambahan bagi karyawan yang diberi tanggung jawab untuk mengembangkan sistem informasi perusahaan tersebut.
• Lebih mudah melakukan pengawasan (security access) dan keamanan data lebih terjamin karena hanya melibatkan pihak perusahaan.
• Sistem informasi yang dikembangkan dapat diintegrasikan lebih mudah dan lebih baik terhadap sistem yang sudah ada.
• Pengembangan Sistem Informasi dilakukan oleh internal sehingga penerapannya dapat disesuaikan dengan kebutuhan.
• Respon yang cepat bila terjadi masalah dalam Sistem Informasi sehingga pihak perusahaan langsung dapat langsung mengkordinasikan dengan karyawan internal.
• Proses pengembangan sistem dapat dikelola dan dikontrol sebab dikerjakan oleh pihak internal sendiri
• Dapat dijadikan sebagai keunggulan kompetitif sebab sekaligus menunjukkan kemandirian dalam berusaha dan menambah rasa percaya diri perusahaan akan kemampuannya sebab dikerjakan oleh internal perusahaan.
• Rasa ikut memiliki yang dimiliki oleh pihak karyawan sehingga dapat mendukung pengembangan sistem yang sedang dijalankan dan tidak adanya konflik kepentingan bila dibandingkan dengan outsourcing.
• Perusahaan memiliki jaminan maintainance tanpa adanya ikatan kontrak
• Cocok untuk pengembangan sistem dan proyek yang kompleks
• Kedekatan departemen yang mengelola Sistem Informasi dengan end-user sehingga akan mempermudah dalam mengembangkan sistem sesuai dengan harapan.
• Pengambilan keputusan yang dapat dikendalikan oleh perusahaan sendiri tanpa adanya intervensi dari pihak luar

Kelemahan

• Keterbatasan jumlah dan tingkat kemampuan SDM yang menguasai teknologi informasi.
• Pengembangan sistem informasi membutuhkan waktu yang lama karena konsentrasi karyawan harus terbagi dengan pekerjaan rutin sehari-hari sehingga pelaksanaannya menjadi kurang efektif dan efisien.
• Perubahan dalam teknologi informasi terjadi secara cepat dan belum tentu perusahaan mampu melakukan adaptasi dengan cepat sehingga ada peluang teknologi yang digunakan kurang canggih (tidak up to date).
• Membutuhkan waktu untuk pelatihan bagi operator dan programmer sehingga ada konsekuensi biaya yang harus dikeluarkan.
• Adanya demotivasi dari karyawan ditugaskan untuk mengembangkan sistem informasi karena bukan merupakan core competency pekerjaan mereka.
• Kurangnya tenaga ahli (expert) di bidang sistem informasi dapat menyebabkan kesalahan persepsi dalam pengembangan distem dan kesalahan/resiko yang terjadi menjadi tanggung jawab perusahaan (ditanggung sendiri).
• Perlu waktu yang lama untuk mengembangkan sistem karena harus dimulai dari nol
• Sumberdaya internal yang kurang pengalaman dan pengetahuan sehingga menyebabkan resiko kesalahan pada sistem
• Resiko kerugian ditanggung sendiri oleh pihak perusahaan sehingga menyebabkan kerugian yang lebih besar.
• Kemungkinan program mengandung bug sangat besar
• Ketidakterlibatan pihak end user dapat menyebabkan kemungkinan gagalnya Sistem Informasi seperti yang diharapkan dan sesuai dengan kebutuhan.
• Kesulitan para pemakai dalam menyatakan kebutuhan dan kesukaran pengembangan memahami mereka dan seringkali hal ini membuat para pengembang merasa putus asa
• Adanya hambatan dana dari pihak manajemen yang diusulkan oleh divisi khusus (menangani Sistem informasi).
• Batasan biaya dan waktu yang tidak jelas karena tidak adanya target yang ditetapkan sehingga sulit untuk diprediksi oleh perusahaan
• Perubahan budaya yang sulit jika diatur oleh karyawannya sendiri

1. b. Cosourcing

Yaitu penempatan tenaga outsourcing di bawah pengawasan dan di dalam lingkungan UKM sebagai perusahaan kliennya yang menggunakan jasa outsourcing.

1. c. Outsourcing

Yaitu penggunaan pihak ketiga atau vendor untuk membangun dan mengembangkan suatu paket Sistem Informsi yang dibutuhkan oleh perusahaan. Sehingga, pihak perusahaan cukup membeli beberapa paket sistem aplikasi yang siap pakai, karena paket aplikasi tersebut dibuat oleh vendor yang telah memiliki spesialisasi dibidang sistem aplikasi.

2.3.     Cost and benefit UKM dalam pengadaan sistem informasi secara outsourcing

Perkembangan outsourcing saat ini meningkat dengan cepat, baik sifat maupun fokusnya di institusi bisnis, termasuk di usaha berskala UKM. Secara historis outsourcing banyak dilakukan pada industri manufaktur, dan sekarang kegiatan outsourcing sudah mulai berkembang pesat pada industri jasa. Baik pada industri manufaktur maupun jasa, outsourcing telah meningkat melewati batas nasional dan global. Sifat outsourcing juga beragam. Beberapa perusahaan sekarang melakukan outsourcing pada aktifitas produksi inti secara ekstensif sehingga mereka tidak lagi terlibat dalam produksi (Globerman dan Vining, 2004). Inbound dan outbound logistic juga mulai di-outsource secara luas. Perusahaan lain melakukan outsourcing secara luas terhadap aktifitas rantai nilai kedua seperti teknologi informasi, sistem akuntansi, distribusi, aspek-aspek manajemen sumber daya manusia dan R&D (Johnson dan Schneider, 1995).

Outsourcing sistem informasi bukanlah fenomena baru, dimulai dengan jasa profesional dan jasa manajemen fasilitas di bidang keuangan dan operasi pada tahun 1960-an dan 1970 (Lee, 2003). Fokus outsourcing sistem informasi telah berkembang mulai dari perangkat keras komputer, perangkat lunak, standarisasi perangkat keras dan perangkat lunak, sampai pada solusi total yang mengacu pada manajemen aktiva (Xue et al., 2005).

Meskipun kepentingan terhadap outsourcing meningkat, namun masih banyak perusahaan belum memiliki pemahaman yang jelas mengenai manfaat dan biaya dari kegiatan outsourcing. Sasaran strategik dari pembuatan keputusan outsourcing harus bisa memaksimumkan manfaat bersih dari outsourcing tersebut pada aktifitas rantai nilai dalam perusahaan. Dalam prakteknya menurut Globerman dan Vining (2004) hal ini diwujudkan dalam bentuk meminimumkan biaya total pada kualitas dan kuantitas tertentu dari aktifitas atau barang-barang yang di-outsource.

2.3.1.        Definisi dan jenis outsourcing

Outsourcing sistem informasi merupakan pemindahan seluruh atau sebagian fungsi atau proses sistem infromasi perusahaan pada pihak luar (Benamati dan Rajkumar, 2002). Sementara Aalders (2002) menyatakan outsourcing adalah mengontrak/menyewa pihak ketiga untuk mengelola sebuah proses bisnis lebih efisien dan efektif   daripada yang bisa dilakukan di dalam perusahaan sendiri. Dari pengertian tersebut menunjukkan bahwa outsourcing menyebabkan terciptanya hubungan bisnis antara perusahaan dan suplier dari luar. Penggunaan suplier luar untuk melaksanakan aktifitas bisnis dimaksudkan untuk mencapai efisiensi dan manfaat-manfaat lainnya. Sebuah rencana outsourcing diharapkan akan menghasilkan produktifitas yang lebih tinggi dengan membiarkan setiap kelompok lebih memfokuskan usaha dan modalnya pada kompetensi inti.

Sistem informasisaat ini berperan penting dalam strategi organisasi sehingga banyak organisasi yang menggantungkan kesuksesannya pada sistem informasiyang dimiliki. Perkembangan dan perubahan teknologi yang sangat cepat telah menimbulkan kesulitan dalam mengelola sumber daya vital tersebut. Dengan outsourcing seluruh atau beberapa fungsi teknologi informasi, memberikan alternatif untuk mengelola bidang organisasi yang sangat kompleks ini. Menurut  Benamati dan Rajkumar (2002), outsourcing sistem informasimelibatkan pelepasan kendali atas sumber daya organisasi yang penting pada pihak ekternal. Oleh karena itu pemilihan fungsi sistem informasiyang paling tepat dan kelompok ketiga yang terbaik akan menjadi sangat kompleks. Lebih lanjut McFarlan dan Norlan, (1995) menyebutkan berbagai fungsi teknologi informasi yang sering di-outsource seperti operasi pusat data, manajemen network, pemeliharaan/akuisisi hardware, technical support, pelatihan/pendidikan dan pengembangan aplikasi. Outsourcing bisa dilaksanakan di dalam perusahaan (onshore), namun sering juga dilakukan di luar perusahaan (offshore).

2.3.2.        Alasan/motivasi outsourcing

Pada dasa warsa terakhir ini perkembangan sistem informasidemikian pesatnya dan menjadi faktor penentu dalam mencapai keberhasilan. Ketepatan dan kecepatan informasi menjadi faktor penting bagi organisasi dalam memenangkan persaingan. Kebutuhan organisasi akan sistem informasisudah tidak diragukan lagi, dan outsourcing bisa menjadi alat yang efektif dan efisien untuk memenuhi permintaan terhadap sistem informasitersebut.

Keputusan perusahaan untuk melakukan outsourcing dipengaruhi oleh banyak faktor. Lee et al. (2000) dalam Benamati dan Rajkumar (2002) mengemukakan bahwa sejumlah besar keputusan outsourcing didorong oleh masalah fundamental seperti  ekonomi, strategi dan teknis. Selanjutnya Lee (2004) menemukan beberapa perusahaan melakukan outsource untuk mencapai fleksibilitas produksi yang lebih tinggi, untuk mengembangkan kapasitas, atau agar lebih fokus pada kompetensi inti. Namun mayoritas perusahaan melakukan outsource terhadap aktifitas produksi untuk mengurangi biaya atau  meningkatkan kualitas produk dengan menggunakan keahlian dari supplier mereka. Microsoft adalah salah satu perusahaan yang menggunakan outsourcing untuk memungkinkan teknologi informasinya bisa meningkatkan kapabilitas supply chain mereka (Bardhan et al., 2006). Melalui outsourcing Microsoft mampu menghasilkan 360 game video dan sistem hiburan di akhir tahun 2005 dengan mempercayakan pada jaringan kontraktor dan supplier untuk menyampaikan komponen-komponen dan layanan-layanan utama yang penting bagi produk mereka.

Banyak yang berpendapat bahwa biaya adalah motivasi utama dalam melakukan outsourcing (Hurley dan Schaumann, 1997). Permintaan terhadap keahlian sistem informasisangat tinggi dan mahal. Seringkali dianggap lebih murah menyewa seorang tenaga ahli daripada mengembangkannya sendiri. Selain itu sumber daya eksternal juga lebih siap untuk ditambah atau dikurangi dibanding staf tetap. Namun menurut Aalders (2002), generasi pertama yang melakukan outsourcing semata-mata karena dorongan biaya seringkali menemui kegagalan.

Faktor motivator lain menurut Hurley dan Schaumann (1997) adalah memperbaharui fokus pada kompetensi inti bagi organisasi atau bagi staf sistem informasidi dalam perusahaan. Tidak semua organisasi memiliki sumber daya untuk mengembangkan sistem informasiyang berkualitas tinggi. Usaha mereka lebih baik dipergunakan untuk fokus secara strategik pada sisi bersaingnya. Selain itu organisasi sistem informasiyang tidak efisien juga bisa memotivasi penggunaan outsourcing. Banyak perusahaan yang menggunakan outsourcing untuk mengatasi masalah seperti tidak tersedianya keahlian di dalam perusahaan, kualitas yang jelek atau produktifitas yang rendah, permintaan yang sifatnya sementara atas keahlian tertentu, atau siklus hidup pengembangan produk yang panjang. Namun dibalik semua motivasi tersebut, keputusan untuk meng-outsource harus dibuat berdasarkan perspektif yang strategis dan memiliki tujuan dan sasaran yang jelas agar perusahaan benar-benar mendapatkan manfaat dari keputusan yang diambil.

2.3.3.        Manfaat outsourcing

Pertumbuhan yang sangat besar dalam outsourcing sistem informasi dibuktikan oleh banyaknya outsourcing yang dilakukan oleh perusahaan-perusahaan besar seperti Boeing, Bank One dan Xerox (Kim dan Chung, 2003). Tren outsourcing ini masih terus berlanjut sampai saat ini. International Data Corporation (IDC) memprediksi bahwa pasar outsourcing diseluruh dunia tumbuh dari $100 milyar di tahun 1998 menjadi $151 milyar pada tahun 2003 (Kim dan Chung, 2003). Alasan yang mendasari fenomena ini beragam, tetapi banyak yang percaya bahwa outsourcing sistem atau sistem informasi  akan menghasilkan banyak manfaat meliputi penghematan biaya, meningkatnya kualitas layanan, akses terhadap teknologi yang up-to-date, fleksibilitas operasi dan fokus pada kompetensi inti (Slaughter dan Ang, 1996; Smith et al., 1998 dalam Kim dan Chung, 2003).

Manfaat lain yang diperoleh dari outsourcing adalah peningkatan terhadap nilai perusahaan (Hayes et al., 2000). Peningkatan terhadap nilai perusahaan  ini disebabkan oleh empat faktor. Pertama,  skala ekonomis (economic of scale and scope). Penyedia jasa outsourcing seringkali memiliki tingkat keahlian dan pengetahuan sistem informasi yang lebih tinggi dalam berbagai masalah dan pengalaman, serta mereka mencurahkan seluruh kemampuan untuk menyediakan layanan sistem informasi (Grover et al., 1996; Huff 1991; Loh dan Venkatraman, 1992; Poppo dan Zenger, 1998; Quinn et al., 1990, dalam Hayes et al., 2000). Kombinasi kedua hal tersebut menyebabkan provider layanan mampu menawarkan skala ekonomis dan ruang lingkup operasi yang lebih besar yang bisa didapat oleh perusahaan.

Faktor kedua adalah kepentingan kompetensi inti (importance of core competency). Peningkatan nilai perusahaan didapat melalui transfer sumber daya dari fungsi staf yang tidak memiliki nilai tambah menjadi fungsi kompetensi inti yang memiliki nilai tambah. Bettis et al. (1992) dalam Hayes et al. (2000) mengindikasikan  bahwa outsourcing seharusnya dipandang sebagai sebuah strategi bisnis yang proaktif, dan outsourcing terhadap fungsi-fungsi bisnis yang bukan inti bisa menghemat sumber daya sehingga perusahaan dapat mengembangkan strategi bisnis jangka panjang. Hal yang sama diungkapkan oleh Pandey dan Bansal (2003), outsourcing sistem informasimenyebabkan perusahaan bisa lebih meningkatkan fokus pada kompetensi inti, sehingga perusahaan memiliki kesempatan untuk mendapatkan nilai tambah dari kompetensi intinya tersebut.

Ketiga, fleksibilitas (flexibility). Menurut Hayes et al. (2000) perusahaan yang melakukan outsourcing bisa terhindar dari keusangan teknologi yang selalu berubah cepat, karena mereka tidak perlu menginvestasikan modal dan sumber daya manusia yang besar dalam teknologi. Perusahaan bisa meningkatkan fleksibilitasnya dengan mengarahkan kontrak sistem informasisecara terus menerus untuk memenuhi perubahan kebutuhan pelanggan informasi mereka. Faktor keempat yaitu pengurangan biaya (cost reduction). Peningkatan nilai perusahaan bisa didapat dengan memasukkan program pengurangan biaya yang didisain untuk memelihara atau meningkatkan posisi besaing perusahaan (Bettis et al., 1992; Huff 1991; Loh dan Venkatraman, 1992, dalam Hayes et al., 2000).

Perusahaan bisa menurunkan harga pembelian beberapa input dengan mengambil keuntungan dari biaya supplier yang lebih rendah, atau meningkatkan kualitas input dengan pembelian beberapa kapabilitas superior dari supplier luar (Globerman dan Vining, 2004). Penghematan biaya juga bisa dihasilkan dari perubahan kewajiban yang dihadapi oleh perusahaan dibawah hukum pemerintah dan peraturan atau kesepakatan dengan serikat buruh, misalnya kewajiban membayar biaya kesehatan bagi pekerja full-time (Abraham dan Taylor, 1996 dalam Globerman dan Vining, 2004). Aktifitas outsourcing memungkinkan perusahaan untuk mendapatkan pekerja yang sama dari supplier luar sebagai karyawan sementara.

Menurut Hayes et al. (2000) dorongan untuk memotong biaya menyebabkan perusahaan secara sembarangan memilih fungsi teknologi atau sistem informasi yang akan di-outsource, yang berarti perusahaan tidak memisahkan fungsi sistem informasi yang tidak memiliki nilai tambah dari fungsi kompetensi inti sistem informasi yang memiliki nilai tambah. Oleh karena itu, keputusan untuk melakukan outsource seharusnya tidak hanya didorong semata-mata oleh keinginan untuk mengurangi biaya, tetapi juga dimotivasi oleh manfaat strategis jangka panjang yang didapat dari outsourcing (Quinn et al.,1990 dalam Hayes et al., 2000)

Kapabilitas tertentu yang dimiliki perusahaan merupakan faktor penggerak bagi suksesnya persaingan. Kapabilitas yang sulit untuk ditiru merupakan kunci keunggulan bersaing yang terus menerus (Barney, 1991 dalam Globerman dan Vining, 2004). Untuk kapabilitas yang sulit ditiru, perusahaan bisa mendapatkannya melalui outsourcing. Bukti memperlihatkan bahwa pengurangan biaya untuk mendapatkan kapabilitas yang sulit ditiru merupakan salah satu manfaat yang diharapkan dari kegiatan outsourcing disamping meningkatkan fleksibilitas, kualitas dan kontrol.

2.3.4.        Beberapa kendala pelaksanaan outsourcing

Meskipun banyak perusahaan yang merasa puas dengan outsourcing, namun banyak perangkap yang bila tidak dipersiapkan dengan baik akan membuat perusahaan yang melakukan outsourcing terjatuh ke dalamnya. Menurut Barthelemy (2001), dari survey terhadap 50 perusahaan, sekitar 14% operasi outsourcing mengalami kegagalan. Selama proses transisi, perusahaan bergerak dari lingkungan in-sourced menuju lingkungan outsouced, perusahaan harus berhadapan dengan berbagai perubahan proses dan perubahan budaya (Aalder, 2001; Lanser, 2003). Perubahan ini, terutama perubahan budaya, bukanlah hal yang mudah karena terdapat sebuah perubahan dalam budaya perusahaan yang menjadi dasar bagi seluruh proses kerja dan kebiasaan karyawan. Untuk mengatasi masalah yang berkaitan dengan outsourcing teknologi informasi, banyak penelitian yang dilaksanakan untuk memberikan pemahaman mengenai topik tersebut.

Teirlynck (1998) menyatakan pengembangan strategi outsourcing bisa dibagi ke dalam empat tahap. Pertama, tahap persiapan. Pada tahap ini perusahaan harus menentukan keahlian inti dan bukan inti yang dimilikinya, menilai kinerja saat ini, mengevaluasi peluang outsourcing untuk yang bukan keahlian inti, menguraikan implikasi outsourcing bagi organisasi, dan memilih model hubungan untuk membangun hubungan dengan penyedia (provider) outsourcing. Kedua, melakukan seleksi. Tahap ini merupakan penentuan kriteria penilaian bagi provider, menyaring provider, dan  mengevaluasi proposal dari provider. Ketiga adalah tahap negosiasi, meliputi audit terhadap calon yang terdaftar, pemilihan prioritas calon, penentuan ruang lingkup dan struktur kontrak, dan transfer rincian perencanaan pada provider. Sedangkan tahap keempat merupakan tahap implementasi, meliputi re-engineering perantara, penyesuaian internal organisasi, dan penetapan sistem pengukuran provider. Xue et al. (2005) menyatakan bahwa kesuksesan outsourcing sistem informasiterutama yang dilakukan diluar perusahaan (offshore), berhubungan erat dengan kinerja virtual team. Oleh karena perusahaan yang melakukan outsourcing dan provider outsourcing bekerja sama dalam jarak yang jauh, diperlukan kolaborasi dari seluruh anggota virtual team yang terdistribusi secara geografis.

2.3.5.        Risiko dan biaya outsourcing

Resiko diidentifikasi sebagai salah satu faktor penting dalam keputusan outsourcing, yang mana jika diabaikan akan meningkatkan kemungkinan gagalnya proyek   yang   di-outsource (Benamati dan Rajkumar, 2002). Manajer  sistem   informasi mungkin mempercayai bahwa outsourcing akan mengurangi timbulnya resiko karena ia dapat menyediakan personel atau keahlian yang dibutuhkan oleh organisasi, namun outsourcing juga bisa memunculkan resiko-resiko baru seperti biaya yang tersembunyi, masalah penurunan moral staff, dan kehilangan kendali atas posisi/sumber daya tertentu. O’Keeffe dan Vanlandingham (2007) menyebutkan, strategi outsourcing telah terbukti efektif, tapi diikuti oleh resiko yang harus disadari dan dikelola dengan baik. Dalam outsourcing, perusahaan mempercayakan orang lain untuk menjalankan fungsi bisnis tertentu. Jika tidak dikelola secara baik, mungkin akan berpengaruh negatif pada operasi dan konsumen perusahaan. Produk dan jasa bisa di-outsource, tetapi resiko tidak.

Aubert et al. (1998) menyatakan istilah resiko mengacu pada dua konsep yang berbeda. Pertama, resiko kadang-kadang digunakan sebagai sebuah ungkapan umum yang mengacu pada hasil negatif, misalnya biaya yang tersembunyi (hidden cost), penurunan dalam kinerja sistem, atau hilangnya kemampuan inovatif. Kedua, istilah resiko mengacu pada faktor-faktor yang menyebabkan hasil negatif, seperti kurangnya komitmen dari manajemen tingkat atas, staf yang tidak berpengalaman, atau ketidakpastian bisnis ketika mendiskusikan outsourcing teknologi informasi (Earl, 1996).

Jenis resiko pertama berupa hasil negatif, merupakan konsekuensi yang tidak diinginkan dari outsourcing dan berhubungan dengan biaya yang tersembunyi, yang mana kadang-kadang dikatakan sebagai masalah outsourcing teknologi informasi yang paling besar (Lacity et al., 1995). Biaya tersebut meliputi biaya transisi (seperti biaya set up, biaya relokasi dsb) dan biaya manajemen sumber daya manusia yang harus ditempatkan untuk mengelola kontrak outsourcing. Dalam mendiskusikan aspek biaya-manfaat keputusan akuisisi software, Nelson et al. (1996) mengidentifikasi jenis biaya lain yang bisa dimasukkan ke dalam biaya transisi dan biaya manajemen, yaitu biaya kontrak yang meliputi biaya-biaya yang berhubungan dengan pencarian dan penilaian vendor yang sesuai, benchmark layanan  yang ditawarkan, penentuan kontrak secara hukum, menegosiasikan kontrak dan penyelesaian perselisihan.

Aubert et al. (1998) merangkum resiko-resiko berupa konsekuensi yang tidak diinginkan dari outsourcing teknologi informasi seperti terlihat pada Tabel 1 berikut :

Tabel 1

Konsekuensi yang tidak diinginkan dari outsourcing teknologi informasi

Tabel 1 di atas memperlihatkan beberapa hasil negatif yang ditimbulkan dari aktifitas outsourcing teknologi informasi. Disamping konsekuensi di atas, outsourcing juga menimbulkan berbagai masalah yang berkaitan dengan staf. Menurut  Grover et al.(1994) seringkali staf memandang outsourcing sebagai ancaman bagi posisi kerja mereka seperti pemecatan atau dipindahkan ke bagian lain perusahaan. Situasi yang tidak pasti ini menciptakan kegelisahan dan perasaan tidak aman yang mungkin akan menyebabkan menurunnya produktifitas karyawan selama periode menuju penandatanganan kontrak atau bahkan setelah kontrak ditandatangani.

Konsekuensi yang tidak diinginkan dari outsourcing pada dasarnya disebabkan oleh faktor-faktor resiko yang bisa dilihat dari tiga perspektif yaitu agen (provider), principal, dan transaksi outsourcing itu sendiri. Menurut Aubert et al. (1998), faktor resiko yang ditinjau dari ketiga perspektif tersebut antara lain: perilaku opportunis agen (provider), kurangnya pengalaman dan keahlian dengan aktifitas yang di-outsource, kurangnya pengalaman dan keahlian dalam mengelola kontrak outsourcing, jumlah supplier/vendor outsourcing yang terbatas/sedikit, ketidakpastian kebutuhan di waktu yang akan datang, tingkat ketergantungan aktifitas yang di-outsource, serta kedekatan dengan kompetensi inti. Tabel berikut memperlihatkan hubungan antara faktor resiko dan konsekuensi yang tidak diinginkan dari outsourcing teknologi informasi.

Tabel 2

Hubungan antara konsekuensi yang tidak diinginkan dan faktor resiko

Tabel 2 mengklasifikasikan beberapa hasil negatif dari outsourcing berdasarkan faktor penyebabnya. Meskipun motivasi utama melakukan outsourcing adalah untuk memotong biaya, namun bila tidak diantisipasi dengan baik outsourcing bisa memunculkan biaya-biaya baru seperti biaya manajemen, biaya perubahan kontrak, dan meningkatnya biaya layanan kepada konsumen. Outsourcing juga bisa menyebabkan hilangnya kompetensi perusahaan bila pemilihan fungsi sistem informasi yang akan di-outsource dilakukan secara sembarangan. Upaya untuk meminimalkan resiko outsourcing dapat dilakukan dengan mengendalikan faktor yang menjadi penyebab timbulnya konsekuensi yang tidak diinginkan tersebut. Berikut ini akan diuraikan beberapa alternatif mengelola resiko outsourcing.

2.3.6.        Mengelola risiko outsourcing

Aktifitas outsourcing membawa sejumlah resiko yang signifikan. Resiko akan lebih besar jika perusahaan memilih untuk melakukan outsourcing total. Banyak perusahaan yang menyadari resiko ini dan merespon dengan mengadopsi proses analisis resiko secara menyeluruh yang digabungkan dengan menjalankan manajemen resiko agar bisa mengurangi resiko outsourcing secara efektif. Manajer sistem informasi juga harus mempertimbangkan alternatif-altenatif lain seperti melakukan outsourcing melalui banyak penawaran (multiple bidders)(Yost dan Harmon, 2002; Currie, 1998). Dengan outsourcing yang selektif, perusahaan dapat mempertahankan pengetahuan internal yang dibutuhkan untuk menangani outsourcing provider. Dengan pilihan multiple bidders, perusahaan dapat menegosiasikan kontrak outsourcing dengan banyak vendor yang berbeda kompetensi, pengalaman dan posisi pasarnya. Namun strategi ini juga memiliki resiko, Cross (1995) menyatakan sulit untuk mengelola dan mengkoordinasikan kerja dari beberapa provider. Sementara Loh dan Venkatraman (1992) menyebutkan bahwa tidak mudah menentukan tanggung jawab masing-masing provider terutama bila aktifitas yang di-outsource saling tergantung satu sama lain.

Pandey dan Bansal (2003) menyatakan untuk meminimalkan resiko maka perusahaan harus mempertimbangkan aktifitas-aktifitas perusahaan yang dipandang paling kritis dalam memutuskan apakah akan melakukan outsourcing teknologi informasi atau tidak. Ada empat aktifitas yang dipandang paling kritis, yaitu perencanaan kebutuhan bahan (MRP/Material Requirement Planning), keuangan, manajemen sumber daya manusia (seperti pembayaran gaji), serta pengembangan dan pemeliharaan website. Disamping itu perusahaan sebaiknya juga menyewa seorang konsultan untuk membuat keputusan outsourcing, serta ikut mempertimbangkan trend yang sedang berlaku di pasar.

O’Keeffe dari lembaga konsultan resiko independen Protiviti menjelaskan untuk menanggulangi resiko dalam kontrak outsourcing perusahaan sebaiknya mengembangkan sebuah rencana kontrak dan mendokumentasikan semua aspek-aspek kesepakatan yang meliputi kesepakatan mengenai tingkat pelayanan (service level), spesifikasi produk, persyaratan perubahan, peran dan tanggung jawab serta hal-hal yang dikecualikan. Pengelolaan terhadap resiko outsourcing sudah harus dimulai pada saat perencanaan kontrak dilakukan, tahap negosiasi dan tahap setelah kontrak disepakati. Mekanisme umpan balik kinerja yang efektif harus diikuti dengan pengawasan terhadap kontrak dan kinerja secara berkala. Disamping itu kejelasan mengenai peran dan tanggung jawab masing-masing pihak akan mendukung pencapaian efisiensi dan tujuan pengendalian dari suplier dan kontrak menajemen. Dengan mekanisme pengawasan yang baik dan kejelasan mengenai kesepakatan kontrak akan dapat meminimalkan resiko sehubungan dengan aktifitas outsourcing.

Untuk mengatasi resiko hilangnya kompetensi perusahaan menurut Hayes et al. (2000), perusahaan harus memisahkan fungsi sistem informasi yang tidak memiliki nilai tambah dari fungsi kompetensi inti sistem informasi yang memiliki nilai tambah. Dengan demikian outsourcing sistem informasi akan menghasilkan manfaat strategis jangka panjang.

1. III. KESIMPULAN

Berdasarkan uraian diatas, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut:

• Sistem informasi berperan penting dalam keberhasilan UKMkarena sistem informasi dapat berfungsi sebagai sistem pendukung operasi (operations support system) yang dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi operasional perusahaan, selain itu sistem informasi juga berperan didalam sistem pendukung manajemen (management support system) yang dapat meningkatkan pengambilan keputusan manajerial kearah yang lebih baik.
• Metode pembangunan dan pengelolaan informasi dapat berupa pendekatan insourcing, cosourcing, maupun outsorcing.
• Setiap metode pengembangan dan pengelolaan informasi baik itu insourcing, cosourcing, maupun outsorcing. memiliki keunggulan dan kelemahan masing-masing, sehingga penggunaanya sangat tergantung kepada kebutuhan usaha kecil dan menengah.
• Outsourcing tidak hanya memberi manfaat bagi usaha kecil dan menengah, seperti meningkatnya nilai perusahaan, meningkatkan fleksibilitas operasi, mengurangi biaya dan perusahaan bisa lebih fokus pada kompetensi inti, namun outsourcing juga diikuti oleh munculnya resiko-resiko baru seperti penurunan dalam kinerja sistem, penurunan moral staf, atau hilangnya kemampuan inovatif. Resiko tersebut menyebabkan munculnya biaya-biaya yang tersembunyi (hidden cost).
• Risiko-risiko sebagaimana dimaksud umumnya muncul bila keputusan outsourcing didasari semata-mata oleh dorongan untuk memotong biaya dan pemilihan sistem informasi yang akan di-outsource dilakukan secara sembarangan.
• Untuk meminimalkan risiko tersebut pengambil keputusan harus memisahkan fungsi sistem informasi yang tidak memiliki nilai tambah dari fungsi kompetensi inti sistem informasi yang memiliki nilai tambah.
• Pengambil keputusan harus bisa menentukan tingkat resiko yang bisa ditolerir pada biaya yang paling minimal. Pertimbangan terhadap resiko, biaya dan manfaat dari aktifitas outsourcing akan mempengaruhi keputusan perusahaan untuk melakukan outsourcing atau tidak.

DAFTAR PUSTAKA

Aalders, R (2001). The IT Outsourcing Guide. Chichester:Wiley,

Rahmiati. Analisis Biaya-Manfaat dan Aplikasi Model Penerimaan Teknologi Pada Keputusan Outsourcing TI, Jurnal Bisnis & Manajemen Vol. 4, No. 1, 2008

http://pranadewananda.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/11/pengadaan-sistem-informasi-perusahaan-melalui-outsource-sistem-informasi/

http://icecube.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/10/peran-dan-pengadaan-sistem-informasi-secara-outsourcing/

http://www.setiabudi.name/archives/463/comment-page-1

http://stellasetyabudhi.blog.binusian.org/2010/01/04/information-communications-technologies-ict/#comment-134

http://wartawarga.gunadarma.ac.id/2010/04/strategi-implementasi-pada-usaha-kecil-2/

http://yurindra.wordpress.com/analisis/strategi-pengadaan-software-electronic-commerce/#comment-207

http://sandy-adisutiyono.blogspot.com/2010/03/strategi-outsourcing-lion-air.html

http://www.oastera.com/outsourcing-partner/comment-page-4/#comment-3442

http://www.ekurniawan.net/artikel-it/pentingnya-outsourcing-bidang-teknologi-informasi-57.html

http://www.biskom.web.id/2008/07/22/outsourcing-solusi-sistem-informasi-masa-depan.bwi/comment-page-1#comment-1593

http://blog.i-tech.ac.id/deasy/2009/08/11/kasus-it-outsourcing-pengolahan-data/#comment-86

http://yasmin.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/12/outsourcing-it-di-perusahaan/#comment-2

http://pakpid.wordpress.com/2010/01/05/self-sourcing-in-sourcing-and-out-sourcing/#comment-50

http://blog.i-tech.ac.id/zarra/2009/08/10/outsourcing-pengolahan-data/#comment-57

http://lianna.blog.binusian.org/2010/01/09/74/

http://www.tech-id.co.cc/2010/05/pendekatan-pengembangan-sistem.html#comment-form

http://sabukhitam.com/blog/topic/internet-marketing/strategi-implementasi-sistem-informasi-pada-usaha-kecil-dan-menengah.html/comment-page-1#comment-148

http://duabelasblogs.blogspot.com/2010/06/e-commerce-perkembangan-teknologi.html?showComment

http://bakoelkomputer.info/virtualstore/blog/?p=123&cpage=1#comment-4274

http://yuvenalia.blog.binusian.org/2010/01/03/sourcing/#comment-173